Bei größeren Projekten oder beim persönlichen Zeitmanagement kann dir ein guter Plan viel Arbeit sparen, wenn du weisst, wie, wo und wann du anpacken musst.

Aber auch dann, wenn du viele Termine oder Aufgaben zu organisieren hast.

Hier habe ich die die 6 wichtigsten Tipps, Tools und Methoden für eine gute Planung zusammengestellt:

1 Ziel definieren

Wo soll die Reise hingehen?

Was soll das Resultat deiner Arbeit sein?

Wie soll das Ergebnis am Ende aussehen?

Eine klare Vorstellung über das Ziel ist wichtig, da du wissen solltest, wo du hinmöchtest, damit du nicht versehentlich die falsche Richtung einschlägst.

2 Meilensteine

Meilensteine kannst du dir wie einen Check-Point vorstellen, den du auf deinem Weg passieren musst, um auf dem richtigen Weg zu bleiben. Aber auch kleine Erfolge, die du feiern kannst.

Welche Teilschritte sind für das Erreichen deines Ziels nötig?

3 Helfer

Manche Ziele kannst du nur mit Unterstützung erreichen. Definiere also, wen du zum erreichen deines Zieles ins Boot holen solltest und bei welchem deiner Meilensteine du die Unterstützung dieser Person brauchst.

Berücksichtige die Verfügbarkeit der Person zu diesem Zeitpunkt. Wenn du beispielsweise auf die Hilfe deines Kollegen angewiesen ist, dann prüfe vorab, ob er nicht zu dieser Zeit im Urlaub ist.

4 Zeitschiene

Zu einem Ziel gehört auch, dass du weisst, bis wann du das Ergebnis in Händen halten möchtest.

Ein finales Datum, an dem du einen Schlussstrich ziehen willst, ist wichtig, damit du dich nicht verläufst.

Nicht nur für dein Projekt selbst, sondern auch für jeden einzelnen Meilenstein solltest du ein Enddatum festlegen.

5 Planung nach dem Minimal- oder Maximalprinzip

Minimalprinzip:

Überlege dir wie du dein Ziel mit minimalstem Einsatz erreichen kannst.

Gegeben sind die zu erledigenden Aufgaben oder Meilensteine. Und das Ziel ist, um diese zu erreichen, so wenige Ressourcen wie möglich einzusetzen.

Mache dir bevor du eine Aufgabe anpackst Gedanken darüber, wie du sie optimal umsetzen kannst, mit möglichst wenig Aufwand.

• Was möchtest du letztendlich erreichen?
• Was benötigst du hierzu?
• Wie kannst du dein Ziel schnellstmöglich erreichen?
• Wer könnte dich unterstützen?
• Sind die einzelnen Teilschritte gut durchdacht?

Das Minimalprinzip kann dir dabei helfen, dich nicht mit Kleinigkeiten oder durch Perfektionismus aufzuhalten, sondern geradlinig dein Ziel zu verfolgen.

Maximalprinzip:

Überlege dir, wie du das bestmögliche Ergebnis mit den vorgegebenen Ressourcen erzielen kannst.

• Welche Ressourcen stehen dir zur Verfügung?
• Wie kannst du die zur Verfügung stehenden Mittel bestmöglich nutzen?
• Wie kannst du deine Planung gestalten, um möglichst schnell ans Ziel zu gelangen?
• Kannst du ähnliche Aufgaben zusammenlegen, um sie abzuarbeiten?
• Kennst du deine Leistungskurve und weisst, wann du am effektivsten arbeitest?

Das Maximalprinzip kann dir helfen, wenn dir nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen, um dein Projekt zu verwirklichen. Wenn du diese Ressourcen gut einteilst, wirst du weiter kommen, als wenn du sie ziellos verschwendest.

6 Richtige Planung, nämlich S-M-A-R-T

Gestalte alle deine Schritte und Teilaufgaben SMART:

Spezifisch:

Deine Planung sollte klar definiert sein.

Was? Wer? Wann?

Messbar:

Plane so, dass du die Ergebnisse auch überprüfen kannst.

Was ist das Ergebnis und woran merkst du, dass du am Ziel bist?

Attraktiv / Akzeptiert:

Attraktiv wird deine Planung, wenn sie klar definiert und realistisch ist. Akzeptanz erreichst du, wenn du das „Warum?“ bestimmst.

Eine Planung, die zeitlich zu knapp bemessen ist, unrealistische Zielvorgaben enthält oder unklar formuliert wird, ist weder attraktiv, noch akzeptabel.

Realistisch:

Plane so, dass die einzelnen Meilensteine erreicht werden können. Sowohl in der Quantität, als auch in der Qualität. Es sollten ausreichend Ressourcen, Knowhow und Zeit zur Verfügung stehen, um eine realistische Planung aufzusetzen.

Wenn du zur Erreichung eines Meilensteines die Unterstützung von einem Kollegen brauchst und dieser ist zu der Zeit im Urlaub, ist das eine unrealistische Planung.

Wenn du zu einem Termin eine Fahrzeit von 30 Minuten hast, aber weisst, dass du in den Berufsverkehr gerätst, solltest du mehr Zeit einplanen, als eine halbe Stunde. 

Terminiert:

Ein Termin ist, wie bereits erwähnt, wichtig, damit du dein Ziel nicht aus den Augen verlierst. „So schnell wie möglich“ oder „Demnächst“ ist also keine klare Terminvorgabe. Auch solltest du darauf achten, dass die Aufgaben auch in der vorgegebenen Zeit umzusetzen sind.