Manchmal haben wir das Gefühl einfach nicht voran zu kommen. Anstatt Aufgaben abzuarbeiten, wächst der Berg nach und nach an und wir sehen kein Licht mehr am Ende des Tunnels.

Eine Ursache dafür können unsere Zeitfresser sein. Also alles, was dir unnötigerweise wichtige Zeit stiehlt, die dich daran hindert, auf Kurs zu bleiben.

Die häufigsten Zeitfresser:

1 Jedem „Bing“ wird nachgeschaut

„Bing“ eine Textnachricht auf dem Handy

„Bing“ eine neue Email

Und sofort gilt unsere gesamte Aufmerksamkeit dem Gerät, das gerade „Bing“ gemacht hat.

Vermeide es, dich dadurch ablenken zu lassen und stelle deine Geräte lautlos. Auch die visuellen Reize, die dein Interesse wecken, solltest du ausblenden. Die Push-Benachrichtigungen auf dem Handy oder das blinkende kleine Licht, das dich immer wieder daran erinnert, dass hier noch eine extrem wichtige Nachricht auf dich wartet. Am besten legst du dein Handy mit dem Bildschirm nach unten auf den Tisch oder steckst es in die Tasche oder Schublade.

Auch das kleine Vorschaufenster einer Emailnachricht am Bildschirmrand solltest du ausblenden. Automatisch wandern unsere Augen dorthin und gespannt, wie der Text wohl weitergehen mag, klicken wir darauf und sind erstmal raus aus dem Thema, an dem wir gerade arbeiten.

2 Small Talk

Ja, das zwischenmenschliche Agieren ist sehr wichtig. Sowohl mit den Kollegen und bei Geschäftsbeziehungen, aber auch im privaten Bereich, wie beispielsweise mit den Nachbarn. Small Talk schafft Vertrautheit, baut Spannung ab und kann als Türöffner dienen. Während des Arbeitstages kann er auch als „Wellness für´s Gehirn“ bezeichnet werden, weil wir unsere Aufmerksamkeit, weg von den Verpflichtungen, auf ein angenehmes Thema richten.

Bedenke aber immer, dass diese Gespräche wertvolle Zeit stehlen.

Du kannst langwierigen Small-Talk beispielsweise mit dem Hinweis auf einen wichtigen Termin oder einer Aufgabe, die leider keinen Aufschub duldet, beenden.

3 Emails

Plane dir feste Zeiten ein, um deine Emails zu bearbeiten. Hierfür haben sich 2 oder 3 feste Termine pro Tag bewährt, in denen du dich deinen Emails widmest.

Als erstes solltest du Ordnung schaffen und alles aus deinem Posteingang entfernen, was Platz und Übersicht kostet.

Entscheide, ob die Nachricht nur informativ ist, vielleicht auch nicht gelesen werden muss, gelöscht oder archiviert werden kann oder ob du hierauf tatsächlich reagieren solltest. Wenn deine Antwort nur wenige Minuten Zeit in Anspruch nimmt, dann beantworte die Mail sofort, damit du sie nicht ein zweites Mal aufrufen musst. Wenn deine Antwort länger dauert oder vielleicht Recherche fordert, dann behalte sie auf Wiedervorlage – eventuell machst du ein To-Do auf deiner Liste daraus.

Wenn möglich solltest du versuchen, eine Email nur einmal aufzurufen. Das funktioniert natürlich nicht immer, aber häufig lesen wir Nachrichten mehrfach, weil wir sie beim ersten Mal nur teilweise gelesen oder nur überflogen haben und stellen erst beim zweiten Lesen fest, dass uns dieses Thema nicht tangiert.

4 Schritt für Schritt

Nimm dir eine Aufgabe zur Hand und arbeite sie bis zum Schluss durch. Versuche dich nicht von anderen Aufgaben oder eingehenden Telefonanrufen ablenken zu lassen.

Ablenkung bedeutet für dich, dass du dich jedes Mal wieder neu an das Thema heranarbeiten musst, was wertvolle Zeit kostet.

Versuche also Aufgaben bis zum Schluss konzentriert zu erledigen.

Bei eingehenden Telefonaten hat dein Gesprächspartner sicherlich Verständnis, wenn du versicherst, ihn gleich zurückzurufen, sobald du dein Thema abgeschlossen hast.

5 Prioritäten setzen

Oft verbringen wir zu viel Zeit mit der Erledigung von Aufgaben, deren Priorität nicht besonders hoch ist. Überlege dir mit jeder Aufgabe, wie wichtig es ist, hier Zeit zu investieren.

Perfektionismus ist eine häufige Stolperfalle, weil wir B- und C-Aufgaben viel Zeit einräumen, um sie möglichst perfekt zu erledigen. Das interessiert letztendlich oft aber niemanden und wir haben unnötig Zeit verschwendet, für ein Thema in das wir nicht so tief hätten einsteigen müssen.

6 Lebensretter oder nur Zeitfresser?

Ein riesiger Zeitfresser sind auch Aufgaben, die gar nicht unsere sind. Hilfsbereitschaft ist selbstverständlich lobenswert, wird aber auch häufig ausgenutzt. Versuche hier ein angemessenes Maß für dich zu finden. Du solltest immer abwägen, wie viel Arbeit du dir mit deiner Hilfe aufhalst und was das für die Aufgaben bedeutet, für die du tatsächlich zuständig bist.

Überlegungen, die du anstellen solltest, bevor du deine Hilfe anbietest:

Ist die Hilfe in diesem Fall überhaupt nötig oder hat der Hilfesuchende einfach keine Lust auf diese Aufgabe?

Kannst du trotz Zusatzaufgabe deine To-Do-Liste für den Tag abarbeiten?

Ist diese Aufgabe nur eine Kleinigkeit oder steht dahinter ein großes Projekt, welches dir noch mehr Arbeit einbringt?

Kannst du auf eine andere Person verweisen, die helfen könnte?