Warum sind Zeitmanagement und Selbstmanagement so wichtig?
Ganz einfach: „Zeit ist Geld!“
Was aber viel wichtiger ist: „Zeit ist wertvoll!“
Ich habe dir ein paar Tipps zusammengestellt, die dir helfen können, deinen Tag besser zu organisieren, Zeit zu sparen und die dir zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll zu nutzen.
1 Listen und Kalender
Wie ich finde, einer der wichtigsten Tipps überhaupt, sind To-Do-Listen und Kalender.
Listen helfen dir dabei nichts zu vergessen und ein Kalender, die Aufgabenverteilung entsprechend zu organisieren.
Immer wieder erlebe ich, dass Aufgaben aufgeschoben oder vergessen werden und plötzlich steht man einem riesigen Berg gegenüber, der eigentlich bereits gestern hätte abgearbeitet sein müssen.
Das kannst du umgehen, wenn du weisst, was du noch zu erledigen hast und bis wann.
Regelmäßig anfallende Aufgaben sollten einen festen Termin und Verantwortlichen haben.
Blocke dir hierfür entsprechende Zeiten in deinem Kalender.
Im Büroalltag bietet sich hierfür natürlich Outlook (oder ein ähnliches Programm an), um Termine und Aufgabenlisten zu führen.
Privat kannst du dir verschiedene Apps zu Nutze machen, die Kalender und Aufgabenlisten bieten. Außerdem können mehrere mobile Geräte den gleichen Account nutzen, um Zugriff auf Termine und Aufgaben zu erhalten.
Ein angenehmes Werkzeug für Familien und Wohngemeinschaften.
Du weisst genau, wer wann zu Hause ist, welche Termine demnächst anstehen und welche Aufgaben noch zu erledigen sind.
Auch Einkaufslisten können hier praktisch gepflegt, eingesehen und abgehakt werden.
Wenn dir eher die klassische, handschriftliche Variante zusagt, dann kannst du auch mit einem Taschenkalender arbeiten. Für Familien und Wohngemeinschaften bietet sich ein großer Kalender an einem zentralen Ort (z.B. Küche) an, worin für jeden die Termine und Aufgaben klar hervorgehen.
Tipp zu To-Do-Listen
Wenn du feststellst, dass du eine Aufgabe seit ewigen Zeiten auf deiner Liste stehen hast, die immer noch nicht abgearbeitet ist, dann überlege dir, wie wichtig diese Aufgabe wirklich ist. Wirst du diesen Punkt auf deiner Liste jemals abarbeiten oder ewig vor dir herschieben?
Wenn er wichtig wäre, hättest du ihn bereits abgehakt. Sei also realistisch und streiche diesen Punkt von deiner Liste. Unerledigte Aufgaben, die du seit langer Zeit vor dir herschiebst und insgeheim weisst, dass du sie nicht erledigen wirst, demotivieren dich nur.
2 Priorisierung
Mit deiner To-Do- Liste kannst du beginnen einen Plan für den Tag und die Woche zu erstellen.
Unterteile hierfür die anstehenden Aufgaben in A-, B- und C-Kategorie
A-Kategorie: die wichtigsten Aufgaben
- Entscheidend für den Erfolg
- Hohe Wichtigkeit oder besonders zeitkritisch
- Aufgaben können nicht delegiert werden
- Im Berufsleben ist das die Tätigkeit, für die du eingestellt worden bist.
B-Kategorie: Aufgaben mit einer durchschnittlichen Wichtigkeit
- Wichtig, mit mittlerer Priorität
- Können teilweise delegiert werden
- Sind für den Erfolg wichtig, aber nicht so sehr, wie A-Aufgaben
C-Kategorie: weniger wichtige Aufgaben
- Kleinkram
- Kann delegiert werden
- Kaum Auswirkungen auf den Arbeitserfolg
Zur Visualisierung deiner priorisierten Aufgaben eignet sich das Eisenhower-Quadrat:
Tipp zur Priorisierung: 10-10-10
Stelle dir in Bezug auf die Priorisierung deiner Aufgaben die Frage,
Welche Auswirkungen hat meine Entscheidung und die Qualität meiner Aufgabe in den nächsten
10 Minuten?
10 Monaten?
10 Jahren?
3 Planung
Versuche bei der Planung deiner Aufgaben auf eine sinnvolle Verteilung zu achten, sodass du keine Leer-Tage hast und wiederum an anderen Tagen keine freie Minute planst.
Schaffe hier eine ausgeglichene Balance.
Wichtig ist, dass du Puffer einplanst für außerplanmäßige Aufgaben und Telefonate, sodass du dann nicht in Zeitdruck gerätst.
Außerdem solltest du regelmäßig kurze Pausen, sowie deine Mittagspause einplanen. Diese Zeiten sind für deinen Arbeitserfolg extrem wichtig, da du nur so wieder neue Energie schöpfen kannst.
Es ist sinnvoll, wenn du die schwierigste oder unangenehmste Aufgabe des Tages direkt morgens erledigst. Denn wenn du das abgearbeitet hast, verschaffst du dir selbst ein Erfolgsgefühl, das dich motiviert hält. Du stehst nicht den ganzen Tag der noch vor dir liegende große Aufgabe gegenüber, die du unbedingt noch erledigen solltest.
Plane am besten am Ende der Woche deine Aufgaben für die kommende Woche und gehe jeden Morgen deinen Plan für den Tag durch, um schon morgens zu wissen, was dich heute erwartet.
Je besser dein Überblick ist, desto besser kannst du koordinieren.
Tipps für deine richtige Planung:
4 Aufgabenpakete schnüren
Versuche, gleichartige Aufgaben in Pakete zusammenzufassen, die du in einem Stück abarbeiten kannst. Das spart Zeit und Energie, da du nicht immer wieder von vorne beginnen musst.
Außerdem steigert es die Motivation, wenn du in kurzer Zeit, viele Aufgaben abarbeiten kannst.
5 Aufgaben delegieren
Wir neigen dazu schnell „Ja“ zu sagen und Aufgaben zu übernehmen, die nicht in unserer Verantwortung liegen. Bevor du also eine Aufgabe übernimmst, solltest du dir überlegen, ob das wirklich in deinen Aufgabenbereich fällt.
Es kann passieren, dass du jemandem einen Gefallen tun möchtest und eine kleine Aufgabe schnell erledigst, die eigentlich nicht in deinen Aufgabenbereich fällt. Im Nachhinein kann es passieren, dass sich hinter dieser kleinen Aufgabe ein riesiger „Rattenschwanz“ versteck, also noch viel mehr und noch viel größere Aufgaben.
Dann hat die Falle zugeschnappt und du kommt hier so schnell nicht wieder raus.
Gib demnach die Aufgaben, die definitiv nicht in deiner Verantwortung liegen, an den Verantwortlichen ab.
Versuche auch Aufgaben zu delegieren, die vielleicht in deinen Aufgabenbereich fallen, aber dennoch in der Wichtigkeit nicht so hoch angesiedelt sind, sodass sie auch von anderen übernommen werden könnten.
Je nachdem, in welcher Position du bist, solltest du aber bedenken, dass delegierte Aufgaben eventuell eine Gegenleistung fordern. Überlege also vorweg, ob du dir damit nicht mehr Arbeit auflädst, als du abgibst.
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Tipp zum Delegieren:
Notiere dir, was du an wen delegiert hast oder von wem du bis wann eine Antwort erwartest.
Delegieren ist schön und gut, aber wenn die Aufgabe denn letztendlich nicht erledigt ist, wirst eventuell du selbst wieder zur Rechenschaft gezogen.
Delegieren, ja, aber überwache ob die Arbeit auch wirklich erledigt ist!
6 Leistungskurve
Berücksichtige bei der Planung deine persönliche Leistungskurve
Jeder von uns hat seine „Hochs“ und „Tiefs“ im Laufe des Tages. Je nachdem, wann du am leistungsfähigsten bist, solltest du auch zu dieser Zeit die wichtigen Aufgaben erledigen.
Man unterscheidet zwischen den Eulen- und Lerchentypen, also Abend- und Morgenmenschen, was sich aber im Laufe des Lebens durchaus auch verändern kann. Du solltest wissen, zu welchem Typus Mensch du zählst und entsprechend deine Energie einsetzen.
Du kannst an deinem inneren Rhythmus nichts ändern, also versuche entsprechend deinen Tag danach auszulegen.
7 Kleine Häppchen sind verdaulicher
Manchmal stehen wir einem großen Projekt gegenüber und wissen nicht, wo wir am besten beginnen sollen. Das führt dazu, dass wir diese Mammut-Aufgabe vor uns herschieben…
Tipp: Sattle das Pferd von hinten auf:
- Was ist das Ziel dieses Projekts? Was soll am Ende wenn alle Aufgaben erledigt sind, entstehen?
- Versuche das Projekt in kleinere Teilprojekte zu unterteilen.
- Plane die einzelnen Teilprojekte wiederum in Aufgabenpakete, die für die Erreichung dieses Teils deines großen Projektes nötig sind.
- Setzte die Meilensteine. Bis wann muss das gesamte Projekt abgeschlossen sein?
Um diesen Termin einhalten zu können, bis wann müssen einzelne Teilprojekte abgeschlossen sein? Wann beginnst du mit den ersten Aufgaben, um im Zeitplan zu bleiben?
Berücksichtige bei der Planung, dass du Puffer einplanst:
- Pausen
- Sonderaufgaben, die im Laufe des Projekts erst ersichtlich werden
- Stolpersteine, die den Fortschritt behindern könnten
8 Pausen
Schon in deiner Planung solltest du bereits Pausen berücksichtigt haben. Blocke hierfür die Zeit in deinem Kalender und nutze diesen Freiraum dann auch wirklich, um einmal abzuschalten.
Das gilt natürlich vorrangig für die Mittagspause (und Frühstückspause), aber auch während des Tages solltest du dir regelmäßige kleine Pausen einräumen.
Auch während der Arbeit solltest du dir regelmäßig einige Minuten nehmen, um kurz weg vom Arbeitsplatz, neue Energie zu tanken.
Zu diesem Thema habe ich dir hier einige Tipps zusammengestellt:
9 Zeitmanagement nach der ALPEN-Methode
A Aufgaben, Termine und Aktivitäten sammeln und auflisten
L Länge der Aufgaben schätzen (Zeitbedarf)
P Pufferzeiten für Unerwartetes einplanen (ca. 30-40%)
E Entscheidung über Prioritäten treffen (ABC-Priorisierung, Tagespensum)
N Nachkontrolle der Planung (Pausen, Leistungskurve, genügend Puffer)
10 Den Tag Revue passieren lassen
Sieh dir jeden Abend nochmal den Tagesplan von heute an. Das sollte die letzte Aufgabe des Tages sein, wofür du zwischen 15 und 30 Minuten Zeit einplanen kannst.
Hast du alle Aufgaben erledigt, die du dir vorgenommen hattest?
Wenn nicht, was hat dich daran gehindert?
Wie kannst du Zeitfressern künftig entgegenwirken?
Bist du zufrieden mit deiner Leistung?
Falls nicht, was müsstest du anders machen, um produktiver zu sein?
Bist du zufrieden mit deiner Zeitplanung?
Halte dir vor Augen, was du im Laufe des Tages abgearbeitet hast und überarbeite damit die To-Do-Liste für den nächsten Tag. Vielleicht sind weitere Aufgaben hinzugekommen oder du konntest schon einen Teil der Aufgaben des nächsten Tages abarbeiten.
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