#4 Aufgabenpakete schnüren
Versuche, gleichartige Aufgaben in Pakete zusammenzufassen, die du in einem Stück abarbeiten kannst. Das spart Zeit und Energie, da du nicht immer wieder von vorne beginnen musst.
Außerdem steigert es die Motivation, wenn du in kurzer Zeit, viele Aufgaben abarbeiten kannst.
#5 Aufgaben delegieren
Wir neigen dazu schnell „Ja“ zu sagen und Aufgaben zu übernehmen, die nicht in unserer Verantwortung liegen. Bevor du also eine Aufgabe übernimmst, solltest du dir überlegen, ob das wirklich in deinen Aufgabenbereich fällt.
Es kann passieren, dass du jemandem einen Gefallen tun möchtest und eine kleine Aufgabe schnell erledigst, die eigentlich nicht in deinen Aufgabenbereich fällt. Im Nachhinein kann es passieren, dass sich hinter dieser kleinen Aufgabe ein riesiger „Rattenschwanz“ versteck, also noch viel mehr und noch viel größere Aufgaben.
Dann hat die Falle zugeschnappt und du kommt hier so schnell nicht wieder raus.
Gib demnach die Aufgaben, die definitiv nicht in deiner Verantwortung liegen, an den Verantwortlichen ab.
Versuche auch Aufgaben zu delegieren, die vielleicht in deinen Aufgabenbereich fallen, aber dennoch in der Wichtigkeit nicht so hoch angesiedelt sind, sodass sie auch von anderen übernommen werden könnten.
Je nachdem, in welcher Position du bist, solltest du aber bedenken, dass delegierte Aufgaben eventuell eine Gegenleistung fordern. Überlege also vorweg, ob du dir damit nicht mehr Arbeit auflädst, als du abgibst.
Tipp zum Delegieren:
Notiere dir, was du an wen delegiert hast oder von wem du bis wann eine Antwort erwartest.
Delegieren ist schön und gut, aber wenn die Aufgabe denn letztendlich nicht erledigt ist, wirst eventuell du selbst wieder zur Rechenschaft gezogen.
Delegieren, ja, aber überwache ob die Arbeit auch wirklich erledigt ist!
#6 Leistungskurve
Berücksichtige bei der Planung deine persönliche Leistungskurve
Jeder von uns hat seine „Hochs“ und „Tiefs“ im Laufe des Tages. Je nachdem, wann du am leistungsfähigsten bist, solltest du auch zu dieser Zeit die wichtigen Aufgaben erledigen.
Man unterscheidet zwischen den Eulen- und Lerchentypen, also Abend- und Morgenmenschen, was sich aber im Laufe des Lebens durchaus auch verändern kann. Du solltest wissen, zu welchem Typus Mensch du zählst und entsprechend deine Energie einsetzen.
Du kannst an deinem inneren Rhythmus nichts ändern, also versuche entsprechend deinen Tag danach auszulegen.
#7 Kleine Häppchen sind verdaulicher
Manchmal stehen wir einem großen Projekt gegenüber und wissen nicht, wo wir am besten beginnen sollen. Das führt dazu, dass wir diese Mammut-Aufgabe vor uns herschieben…
Tipp! Sattle das Pferd von hinten auf:
- Was ist das Ziel dieses Projekts? Was soll am Ende wenn alle Aufgaben erledigt sind, entstehen?
- Versuche das Projekt in kleinere Teilprojekte zu unterteilen.
- Plane die einzelnen Teilprojekte wiederum in Aufgabenpakete, die für die Erreichung dieses Teils deines großen Projektes nötig sind.
- Setzte die Meilensteine. Bis wann muss das gesamte Projekt abgeschlossen sein?
Um diesen Termin einhalten zu können, bis wann müssen einzelne Teilprojekte abgeschlossen sein? Wann beginnst du mit den ersten Aufgaben, um im Zeitplan zu bleiben?
Berücksichtige bei der Planung, dass du Puffer einplanst:
- Pausen
- Sonderaufgaben, die im Laufe des Projekts erst ersichtlich werden
- Stolpersteine, die den Fortschritt behindern könnten
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